Access學習筆記

第六章尋找、取代、排序與選取資料

●重點整理●

1、萬用字元的"*"任何長度的字串；"?"代表一個中文或英文字。

2、資料預設以主鍵欄位作為紀錄的排序依據；若資料表中沒有設定主鍵，則以原始資料輸入順序為排序的依據。

3、在篩選視窗中設定排序時，優先順序是由左到右。就是依照最左邊的排序欄來排序，若值相同時再依照第二個排序欄來排序。

4、執行排序之後，可以按清除排序鈕使排序失效，回復資料表原本的狀態。

5、持行篩選條件後，可利用排序與篩選區的紐來切換篩選功能生效及生效的狀態。

6、若是在"篩選功能生效"的情況下設定其他的篩選條件，篩選條件會累加；若在"篩選功能失效"的情況下再設定其他的篩選條件，則新的篩選條件會取代原有的篩選條件。

7、在刪除篩選或排序條件後，必須執行『紀錄/(套用篩選)/排序』命令，才能使刪除生效。

8、若將篩選條件儲存起來，可在下次開啟該資料夾時，直接查看篩選的結果。

●實力評量●

一、選擇題

1.(4)若要在書籍名稱中尋找"資料庫系統概論"這本書，下列哪一個條件不能找到該本書?

資?論

2.(2)若在資料表中設定主鍵欄位，則會以下列何者欄位作為紀錄的排序依據?

主鍵欄位

3.(1)設定篩選或排序條件後，我們可按下工具列中的何鈕來讓條件生效或失效?

4.(4)當要一次選取多個欄位來做篩選，若要篩選的欄位左右不連續時，要如何處理較方便?

無法執行多欄位的篩選

5.(2)使用依選取範圍篩選功能時，必須：

先找到一筆符合的紀錄

二、填充題

1、在資料表中，預設是以主鍵欄位的值作為排序的依據，若該欄位不存在，則以原始資料輸入順序來排序。

2、在使用萬用字元標時，* 是表示任何長度的字串，? 式表示一個中文字或英文字。

3、在利用篩選視窗作多欄位排序時，其排序依據的重要性是由左到右遞減。

4、A應填入"Windows"
B應填入十全書店
C應填入空白

三、問答題

1、以篩選功能為例，請說明應用篩選鈕在按下，彈起狀態及呈現灰色時，各代表何種意義?

2、請簡單說明尋找或取代資料的功用。

●搶答時間●

利用萬用字原來尋找資料後，請問若搜尋條件分別設為"哈利*波特"及"哈利?波特"，請問何者能順利找出哈利波特這本書?

A：哈利*波特。

四、實作題

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6-1-3

第五章資料工作表的操作

●重點整理●

1、在Access的資料表中共有4種檢視視窗，分別是設計檢視視窗、資料工作表視窗、樞紐分析表檢視視窗及樞紐分析圖檢視視窗。我們可以利用檢視功能區的檢視鈕來切換。

2、資料表的設計檢視視窗可讓我們新增、修改及刪除欄位和其屬性，而資料工作表視窗則可讓我們輸入資料。

3、利用Tab或Enter鍵，可將輸入焦點移到下一個欄位。若利用Shift+Tab鍵，可將輸入焦點移到上一個欄位。

4、若將資料表中的序號欄位設定為自動編號資料類型，則該欄位將不受任何刪除動作的影響，他會一直往上累加。所以當您刪除其中的紀錄後，這些紀錄的序號就不會再被使用。

5、利用Shift鍵，可讓我們一次連續選取多筆記錄或多個欄位已進行刪除、搬移...等操作。

6、要恢復最近的修改，可按Esc鍵或快速存取工具列的復原鈕。

7、拉曳滑鼠或按常用頁次紀錄區中的其他鈕，拉下列視窗再持行『列高』、『欄寬』命令，都可調整儲存格的高度和寬度。

8、我們可利用Ctrl+' 鍵，將上一筆記錄中相同欄位的資料，複製到輸入焦點所在的欄位。

9、在資料表中，若我們想要將某些欄位隱藏起來，可利用滑鼠拉曳將藍寬變為"0"，或按常用頁次紀錄區中的其他鈕，拉下列視窗在執行『隱藏欄』命令來隱藏欄位。

10、當資料表的欄位過多，以致檢視時會將重要欄位移出視窗，可執行『凍結』功能，方便檢視資料。

11、利用資料工作表格式設定可變更格線，色彩、背景顏色、儲存格、文字字型、大小、顏色等效果。

●實力評量●

一、選擇題

1.(2)在資料表中，我們可利用下列何種檢視視窗來修改資料工作表的結構及相關的屬性?

資料表設計檢視視窗

2.(1)在資料工作表的列選取器上，若該紀錄標是為，則表示：

正在修改中，且尚未存檔

3.(4)若目前資料表中已經存在5筆記錄，其自動編號欄位的編號為1~5，當我們將第3筆記錄刪除後，在新增一筆記錄時其編號為：

4.(4)按下資料工作表的鈕，表示：

移動到第一筆記錄

5.(3)若第3訂單的書籍名稱與第2筆相同，可利用哪組快速鍵將其內容複製下來：

Ctrl+ '

6.(3)若將某欄位凍結後，在取消凍結，則該欄位的位置會有甚麼改變?

保持在最左邊，但可移動

7.(2)若希望某個欄位在捲動資料工作表視窗時，能保持不動，可將該欄位設定為：

凍結欄為

8.(2)直接利用滑鼠在欄選取器的右邊界雙按，即可將該欄位調整為：

最適欄寬

二、填充題

1、在編輯資料的過程中，我們可隨時按Esc鍵來復原最近的修改。

2、將輸入焦點移置工作表中，按下F2鍵可選取整個欄位的內容，此時新輸入的資料會全部取代原來的資料；若只想修改部分的內容，可再按←→鍵，將輸入游標移動到要修改的位置上做修改即可。

3、Access是以bytes為單位來儲存資料，所以每當修改完某個欄位的資料，並移出輸入焦點時，該筆記錄會暫存在記憶體中。

4、每當我們按紀錄區的其他鈕，執行『取消隱藏欄』命令，並如右圖設定後，請問哪些資料會被隱藏起來?客戶名稱、單價、數量。

三、問答題

1、請問凍結欄位有何好處?

A：避免因視窗過多，移動畫面時重要視窗會離開畫面，造成查詢的不便。

2、請簡述隱藏欄位的3種方法。

A：

將欄寬設為0。

選取欄位，利用其他鈕中的隱藏欄命令。

利用其他鈕中的取消隱藏欄命令，將要隱藏的選項前方的勾勾取消掉。

搶答時間

1、資料表的設計檢視視窗與資料工作表視窗各有什麼功用?當我們要設定欄位的屬性時，必須要在哪一種檢視視窗下操作?

A：設計檢視視窗是用來新增、修改及刪除欄位和其屬性。
資料工作表則是用來輸入資料。

需在設計檢視視窗下。

四、實作題

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第四章：建立資料表

●重點整理●

1、Access將資料類型分為11種，分別是：文字、備忘、數字、日期/時間、貨幣、自動編號、是/否、OLE物件、超連結、查閱精靈、附件。我們可依據各資料的形態來選用適合的類型。

2、若將欄未設定為自動編號類型後，便無法在該欄位輸入資料，當新增一筆記錄時，Access會自動在該欄位上產生一個不重複出現的數字，可用在不可重複的欄位上。

3、將資料儲存到資料庫前，我們必須先建立資料表及儲存資料的欄位，並為其設定資料型態及資料長度等結構。

4、在日期欄位中，我們輸入的格式與Windows系統的日期格式相同。要設定它們，請在控制台中變更地區及語言選項的日期和時間格式。

5、設定輸入法模式，可讓我們在輸入資料時，控制輸入法的開啟或關閉。

6、將欄位設定索引，可加快系統搜尋或排序紀錄的速度。索引欄位的設定值有三種：否、是(可重複)、是(不可重複)。

7、要將欄位設定為主鍵須要有以下幾項特點：※欄位中的每個職必須是唯一的。※在意義上必須要具有代表性。

8、在資料表中，Null就是代表空值或沒有資料內容，並不是空字串的意思。

9、將欄位的資料型態設為備忘，可用來存放長度不固定的資料。

實力評量

一、選擇題

1.(1)若我們要在資料庫中新增一個欄位來儲存同學的姓名，則應該要將資料類型設定為何種型態?

查閱精靈

2.(2)如果數字資料的範圍介於-100到100之間，則選擇數字類型中的哪一種類型較適合?

整數

3.(2)若要加快資料搜尋及排定的速度，我們可以在資料表中經常搜尋或排序的欄位上設定什麼?

索引

4.(3)下列哪一項不是主鍵的特性?

一個主鍵最多包含20個欄位

5.(3)假設您設立一個資料表，要在其中新增一個電子欄位。當我們雙按該欄位的內容就會自動開啟郵件編輯器，則應該要將該欄位設定為何種資料型態?

超連結

6.(1)若我們未設定資料表的排序，預設會依照合者的排序順序來排序?

主鍵

7.(3)用來儲存產品定價的欄位，應設定為哪一種資料類型較適當?

貨幣

8.(2)若我們要一次將不相鄰的3個欄位設為主鍵，可利用何鍵來輔助選取?

Ctrl

9.(1)假設資料表中有一個欄位，我們希望在新增資料時，該欄位能由Access自動幫我們編號，則該設定為何種資料類型?

自動編號

10.(3)按下工具列的索引鈕，會出現索引交談窗，若將忽略Null的值為”是”，則代表何種意思?

索引不會排除此空值紀錄

二、填充題

1.在數字資料類型中，位元組占1Byte，整數占2Byte，長整數占4Byte。

2.在資料表設計視窗中，若輸入焦點所在的欄位右方有向下的箭頭，我們可按Alt+下鍵來拉出列視窗。然後再利用上下方向鍵來移動到您要的項目。

3.在資料表中，若要將輸入的焦點移到下一個欄位。可按Tab或Enter鍵來達成。

4.在日期欄位中，若我們希望不管使用者是輸入西曆或國曆的年代，在資料表上都能顯示為國曆，則將系統的月曆格式設定為中華民國。

5.索引是一個系統搜尋或排序紀錄的依據。

三、問答題

1.請列出作為主鍵的2個必要條件。

A：1、欄位中的每一個值都必須是『唯一』的。
2、在意義上要具有『代表性』。
2.試說明為何我們一般只會挑選一個欄位當作主鍵?

A：一個資料表中可能有多個欄位都具有不可重複的特性，所以一般只會挑選一個為主鍵。

搶答時間

Q1：若要將通訊錄資料表中設定一個欄位來存放同學的照片，應該要將欄位設定為何種資料類型?

A1：設定為附件類型。

Q2：您能分辨出索引和主鍵欄位的區別嗎?試說明它們之間的差異。

A2：索引是一個系統搜尋或排序紀錄的依據；主鍵則是整筆資料中的代表項目，本身就有索引功能，並具有強烈代表性。

第三章：資料庫物件的關係

●重點整理●

1、Access料庫的物件為：資料表、查詢、表單、報表、巨集及模組。

2、在Access的物件中，所有的資料都是儲存在在資料表，查詢、表單或報表都只是提供一個介面，用來取出資料表中的資料，供我們檢視或編輯。

3、將資料表中的資料依照性質來分類，即可在表中設定出各個欄位(filed)。若將同一列中所有的欄位組合起來的資料，變成為一筆記錄(record)；再集合所有的紀錄，就成為一個資料表了。

4、Access的表單物件可提供使用者標準化的輸入或檢視介面，還可將資料數值轉換成各類統計圖的表單。

5、我們可以在資料庫視窗中的群組來做資料庫物件的管理與組織，便於操作物件。

實力評量

一、選擇題
1.(1)在Access中，所有的資料都是儲存在何處?

資料表

2.(1)下列關於查詢物件的敘述，何者正確?

查詢物件中儲存的是我們設定的查詢條件

3.(2)下列關於表單物件的敘述，何者正確?

表單可以製作各類統計圖、樞紐分析表等

4.(3)我們可在Access的何種物件儲存VBA程式?

模組

5.(3)下列有關群組功能的敘述何者錯誤?

我們將資料庫物件拖曳到群組中，其實就是將該物件複製到群組

二、填充題

1.假設我們要建立一個內容為客戶資料的資料庫檔案，首先要做的就是將要儲存的資料依其性質分類，設計出各欄位，例如：姓名、地址、電話…等，將同一列的資料組合，便成一筆完整的紀錄，再將其集合起來，即可稱為客戶資料表。

2.在Access的資料庫中，真正儲存資料的地方是資料表，如果想要設立條件來尋找資料，可以建立查詢。另外，我們還可以利用資料庫中的表單來建立一人性化的操作介面。

3.為了能夠更方便管理及組織資料庫中的物件，我們可以將不同物件集合到群組中，省去逐一尋找的麻煩。

4.我們可以把資料表或查詢中的資料，經過統計、整理或運算後，製作成報表列印出來。

5.我們可以利用巨集物件，執行一連串的巨集指令來簡化操作。

6.Access資料庫中的表單可將資料數值轉為各類的統計圖表，而報表物件可列印郵寄標籤。

三、問答題

1.Access資料庫包含了哪些物件?

A：包括的物件有：資料表、查詢、表單、報表、巨集及模組。

2.續上題，為何我們稱他們為物件，而不稱為檔案?

A：功能窗格裡有數種不同類型的資料庫物件，有別於其他資料庫軟體將每一個物件儲存成個別檔案，Access是將所有物件存放在同一個資料庫檔中，以.accdb為副檔名。因此稱之為『物件』而非『檔案』。

搶答時間

Q：請試著說明巨集與模組的差異?
A：巨集的優點在於易學易用，不必寫程式，適合一般使用者使用；模組可滿足較複雜或特定的需求，但也相對不容易使用。

第二章：Access操作環境介紹

●重點整理●

1、Access預設的檔名命名方式為"Database + 流水號"，如："Database1"、"Database2"。

2、Access操作環境可分為功能窗格與功能區。功能窗格所列出的就是一個資料庫檔案，其中包含各種資料庫物件；而功能區則是將所有操作指令全部集中，並以直覺化的方式安排所有工具鈕。

3、Access2007將所有命令簡化，以工具鈕和快顯功能表這兩種方式來進行所有操作。

4、Access2007檔案其副檔名為".accdb"，與舊版"Ac-cess"不相容。

5、Access2007較其他版本如：Access2000、Access2002~2003相容性低。

實力評量：

一、選擇題
1.(4)在Access2007中建立的資料庫檔案，其預設的副檔名為：

.accdb

2.(3)按Office按鈕拉下功能表後，若不想任何命令，可按哪個按鈕收起功能表?

Esc

3.(1)Access的標題列通常會顯示：

資料庫管理

4.(2)功能區的功用是：

集合所有操作命令，以工作鈕形式列出

5.(2)Access中，若不清楚某個工作鈕的用途時，可利用哪個按鈕來查詢?

說明

6.(1)請問下列各版本的Access程式，對資料庫檔案格式相容性最低的是

Access2007

二、填充題

1.請填入下圖所指的各區的名稱：
(A)標題列
(B)快速存取工作列
(C)功能區
(D)功能窗格

2.Access2007預設採用Access2007檔案格式，其副檔名為.accdb

三、問答題：
1. 請簡述功能窗格的功用為何?

A：功能窗格所列出的其實就是一個資料庫檔案。一個資料庫檔案包含各種資料庫物件：資料表、查詢、表單、報表、巨集和模組。

2. 請簡述在何種依據下，適合採用Access2007的檔案格式?

A：當所有使用者都已經使用Access2007，沒用相容性問題、全面採用Office2007，則可藉由Office各軟體的高度整合，提高工作效率和需要使用Access2007的新功能，在以上依據下適合採用Access2007的檔案格式。

搶答時間

Q1：當我們第三次建立新的資料庫時，若採用Access預設的檔案名稱，則該資料庫名稱為何?
A1：Database3。

Q2：試說明Access的功能窗格和功能區的功用為何?
A2：功能窗格在預設會顯示資料表相關的物件，例如：資料表、查詢、表單、報表、巨集、模組等，我們可以更改顯示的項目，將所有的物件都列出；功能區則是將所有操作命令集中，並以直覺化的方式將所有工具按鈕安排在功能區。

Q3：請分別在Access的功能窗格與功能區上按滑鼠右扭，開起快顯功能表，看看兩者的命令是否相同?
A3：不相同。

Q4：當公司的Access資料庫管理系統有三種版本Access2000、Access2002~2003及Access2007時，我們的檔案格式要採用哪一種才可以確保資料在各版本間流通?
A4：採用Access2000，因為他相容性最高，可在其他版本中使用；反則不行。

第一章：認識資料庫系統

● 重點整理 ●

1‧資料庫系統可說是電腦化的資料儲存系統，使用者透過各種應用程式來存取其中的資料。

2‧使用資料庫系統的好處：         ◎減少人力及空間的浪費
                                                  ◎迅速、及時地提供使用者所需要的資料
                                                 ◎加強資料的保密性與安全性
                                                  ◎減少資料的重複性
                                                  ◎加強資料的一致性

3‧資料庫系統可分為資料庫、資料庫管理系統與應用程式三個部分。

4‧資料庫就是整理好的資料集合，也就是儲存資料的地方；資料庫管理系統則是指管理資料庫的軟體，它們負責使用者與資料庫之間的溝通；應用程式是指自行開發的操作介面，須透過資料庫管理系統來存取及管理資料庫內的資料。

5‧資料庫設計者負責資料庫系統的設計，依據使用者的需求設計適當的系統，同時也對使用者的權限作適當規畫。

6‧資料庫管理者主要負責維護資料庫的正常運作並記錄操作狀況，設定備份的方法與時機，必要時修改資料庫的設定。

7‧應用程式設計者負責撰寫能讓使用者以較簡單、方便使用的應用程式來使用資料庫。

8‧一般使用者只需要操作應用程式來存取資料，不須煩惱管理與維護方面的問題。

9‧階層式資料庫是採用樹狀的結構，將資料分層存放，對於同類型不同階層的資料描述非常簡單且清楚。

10‧網狀式資料庫是階層式資料庫的擴充，也就是建立紀錄與紀錄的關聯，形成複雜的網狀結構。

11‧關聯式資料庫是將資料分別儲存在多個二維表格，統稱為資料表(Table)，再利用資料表間的相同欄位的關聯，查詢位於其他資料表中的相關資料。

12‧物件導向式資料庫是一種較新的資料庫架構，是以物件導向的方式來設計資料庫，其中包含物件的屬性、方法、類別及繼承等特性。

13‧資料庫的系統部屬可分為下列幾種：單機架構、大型主機/終端機架構、主從式架構、分散式架構。

14‧資料庫管理系統所應具備的基本功能：資料定義、資料處理、資料安全、資料備份及維護資料庫效能。

實力評量：

一、選擇題
1.(3)下列何者不屬於資料庫系統的一部分?

資料庫使用者

2.(3)資料庫系統中的哪一個使用者要負責撰寫使用者操作介面?

應用程式設計者

3.(4)以下何者非使用資料庫的優點?

不需專人管理及維護資料庫

4.(2)將資料以表格的方式儲存，並利用表格之間的關連來查詢相關資料。是屬於何種架構的資料庫?

關聯式資料庫

5.(4)何種資料庫架構是將管理及存取資料的工作集中由大型主機管理，使用者端並無任何處理的能力，只能從大型主機中取得?

大型主機/終端機架構

6.(4)請問下列敘述何者正確?

應用程式必須透過資料庫管理系統，來存取及管理資料庫內的資料

7.(3)下列何者非資料庫管理系統應俱備的基本功能?

儲存資料

二、填充題

1.在資料庫系統的使用者中，通常我們會將設計好的資料庫系統交由資料庫管理者管理，而利用資料庫查詢資料的人，我們稱為一般使用者。

2.在關聯式資料庫中，我們會將資料儲存在表格，而這些表格稱為資料表。

3.資料庫管理系統為管理資料庫的軟體；而應用程式則為自行開發的操作介面，必須透過前項來存取及管理資料庫內的資料。

4.物件導向式資料庫架構是以物件導向的方式來設計資料庫，其中包含了物件的屬性、方法、類別及繼承等特性。

5.就資料庫中資料的儲存架構來看，資料庫大致可分為哪四種類型：階層式資料庫、網狀式資料庫、關聯式資料庫、及物件導向式資料庫。

三、問答題

1.試說明何為資料庫系統?包含哪些部分?

A：資料庫系統是電腦化的資料儲存系統，使用者可透過各種應用程式來存取其中的資料。
它包含三個部分
1、資料庫
2、資料庫管理系統
3、應用程式

2.請列舉使用資料庫系統的優點。

A：資料庫系統的優點有：
1、透過電腦化的資料儲存及管理，減少人力及空間浪費。

2、能迅速、即時地提供使用者所需的資料，大幅降低公司的成本。

3、集中管理公司所有資料，並藉由設定使用者權限，將強資料的保密性及安全性。

4、可減少儲存重複的資料，相對地也加強資料的一致性。

搶答時間

Q1：請試著說明資料庫、資料庫系統、資料庫管理系統的關係。

A1：一個資料庫系統中可含有多個資料庫，資料庫管理系統則是指管理資料庫的軟體。